23
сентября
2014
Наследство для Наиля Магдеева: «мертвые души» мэрии автограда

Анализ работы челнинских чиновников показал, что как минимум треть штата избыточна

Новому мэру Челнов придется в ближайшее время разбираться с эффективностью работы коллектива, оказавшегося у него в подчинении. Символично, что буквально перед назначением Наиля Магдеева в исполкоме Челнов завершилось исследование работы чиновников с помощью электронной системы проектного управления IQ300, которая внедряется сегодня в 7 пилотных регионах России. Результаты этой работы, проведенной в стиле небезызвестного оптимизатора Томаша Навратила, шокируют: система выявила, что половина сотрудников за истекший период не получили ни единого задания от начальства (!), а из общего времени, отведенного на решение поставленных задач, 36% используются чиновниками неизвестно на что. По мнению экспертов «БИЗНЕС Online», знакомых с системой, предложенная программой оценка эффективности работы исполкома города вполне объективна, так что дело за перезагрузкой аппарата...

0010

САМОЕ НЕЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ — ПРАВОВОЕ

Результаты работы в электронной системе проектного управления IQ300, на которую четыре месяца назад по указанию бывшего мэра Василя Шайхразиева перешел исполком Набережных Челнов, оказались экстремальными: учет занятости чиновников выявил, что 36% их времени, расписанного по конкретным поставленным задачам, никак не используется. При этом половина должностных лиц за этот период не получили ни единого задания. Наихудшими показатели персональной эффективности в челнинском исполкоме оказались у начальника правового отдела Рината Канеева, нового начальника управления архитектуры и строительства Ильдара Ахметгареева (был назначен после ухода Рафара Шакирова в результате коррупционного скандала) и главного архитектора города Ольги Никитиной.

По словам координатора внедрения IQ300, второго заместителя мэра Максима Федорова, программа, заменившая собой телефонные коммуникации и совещания, сама посчитала, функции каких должностных лиц не востребованы и кому из чиновников не мешало бы задуматься о новом месте работы.

0011

Отметим, что перспектива пересесть на проектное управление маячит сегодня перед всеми органами местного самоуправления в России. В июне 2013 года минэкономразвития РФ создало совет по внедрению проектного управления в органах власти как федеральных, так и субъектов. В мае текущего года министерство выпустило методические рекомендации о том, как внедрять систему на местах. На сегодня процесс запущен в 7 пилотных регионах, среди которых Татарстана нет. Однако Челны проявили похвальную инициативу, взяв на вооружение программу, разработанную резидентом местного IT-парка ООО «IQ300» и в течение двух лет обкатанную в работе муниципальным центром информационных технологий.

0012

Регистрация работников мэрии, районных исполкомов и руководителей муниципальных учреждений в электронной системе началась с 1 мая. По указанию мэра с 1 июля все руководители стали обязаны формулировать в системе все свои поручения, ставить сроки по согласованию с исполнителем. Зачастую проекты комплексно охватывают деятельность нескольких управлений, да еще и нескольких коммерческих компаний. При необходимости к любому проекту можно открыть доступ любому контролеру — например, общественному. В планах — реализация именно открытых проектов, видимых всем пользователям сети интернет, и уже сейчас на совещаниях в мэрии оперируют статистикой, собранной IQ300. Система в рабочем режиме отслеживает занятость как отделов целиком, так и персональную, строит графики и всегда может показать, кто конкретно завалил свою часть работы.

Также добавим, что предложение использовать данный продукт в республике координаторы отослали письмом на имя президента Татарстана Рустама Минниханова, который 10 сентября поручил отправить рабочую группу в Сингапур — посмотреть, как подобной программой мониторят инвестпроекты.

«ВОПРОС ПЕРЕСТАНОВОК В ИСПОЛКОМЕ РЕШЕН НА 100 ПРОЦЕНТОВ»

Графики, составленные программой по итогам четырех месяцев ее эксплуатации, показали действительно любопытные результаты. Так, анализ эффективности использования времени выявил, что кроме 36% времени, занятого неизвестно чем, еще 10% времени поручение ждет исполнителя, 3% уходит на то, чтобы он поручение обдумал и принял. Таким образом, непосредственно на решение вопроса у работников мэрии уходит лишь 51% времени, определенного поставленными сроками. Иначе говоря, 51% — это показатель реальной эффективности среднестатистического челнинского чиновника. Кроме того, из 418 человек, зарегистрированных в системе (из них 358 человек — непосредственные работники исполкома города), за 4 месяца ровно 200 должностных лиц никак себя не проявили.

0013

«На людей возложены некие невостребованные функции, за которые они получают зарплату, — весьма критично поясняет полученные цифры Федоров. — Возникает вопрос: а есть ли вообще эти люди? Фактически график показывает, что у нас вполне могут присутствовать «мертвые души». Трудовая книжка лежит, а человека нет. Сейчас наша задача — проверить этих 200 человек, которые за 4 месяца не получили ни одной задачи. Согласно теории управления менеджмента, если при оценке загруженности работников график получается 50 на 50, то это означает риск возникновения «мертвых душ». Полученные результаты сегодня говорят достаточно конкретно: сократив 36% сотрудников, исполком получит полную загрузку кадров».

0014

Самым любопытным графиком, безусловно, оказалась статистика персональной эффективности руководителей по контрольным поручениям. Так, у главного юриста исполкома Канеева не выполнена ни одна задача из четырех поставленных — его показатели наихудшие в списке руководителей отделов и районных исполкомов. Слабый показатель у главного строителя Ахметгареева — 12 выполненных задач против 28 невыполненных. Также количество неисполненных поручений превышает завершенные у главного архитектора Никитиной — ее личный счет оказался 6:8 не в ее пользу. Наибольшее количество поручений поступает или ставится управлением ЖКХ — у его начальника Рафаиля Киямова нагрузка за 4 месяца составила 68 задач, из которых 59 закрыты.

0015

«Мы видим красненькие хвосты в графике напротив конкретных фамилий — это значит, что фамилия может смениться, — поясняет Федоров. — Собственно вопрос перестановок в исполкоме решен на 100 процентов, мы планируем уже к концу сентября пройти по аналитике и посмотреть, у кого какие перспективы. Учитывая, что система уже работает и что еще Василь Гаязович обещал «резать по-живому», оргвыводы из этих графиков ожидаются, иначе вывод может быть один — об эффективности самого руководства города».

0016

При этом Федоров уточняет, что неэффективность в графике еще не означает однозначной смены должностного лица — ситуацию по каждому аутсайдеру необходимо проанализировать и выявить причины. «Если у Ахметгареева, например, низкий процент исполнения, мы должны выяснить, может, у него людей не хватает, может, еще какие-то причины есть. В случае с Канеевым я лично спрашивал у него, почему люди жалуются, что в правовом управлении залеживаются документы. Намекал, что нужно что-то делать, и услышал в ответ: «Наверное, нужно меня уволить?» В целом так и есть, все знают: если ты уперся в правовое управление, значит, надолго застрял».

0017

«НЕ ПРОЩЕ ЛИ ОТДАТЬ ФУНКЦИИ РАЙОННЫХ ИСПОЛКОМОВ НА АУТСОРСИНГ?»

Показательны сравнительные характеристики работы районов города. Абсолютным лидером на графиках является исполком Центрального района, который за отчетный период пропустил через систему 1027 задач, из которых 127 остались незавершенными. В Автозаводском, например, выполнено всего 35 задач против 28 незавершенных. Понятно, что масштаб вопросов у районов города одного порядка, но либо эффективность работы различается кардинально, либо, игнорируя указание мэра, чиновники сопротивляются новому формату работы.

0018

«Сопротивление сотрудников муниципалитета было ожидаемо, — считает Федоров. — Им удобно всегда иметь возможность отболтаться, а система делает их работу прозрачной и объективно ее оценивает. Если в Центральном районе мы худо-бедно видим все процессы, то никто не знает, чем занимаются в Автозаводском и Комсомольском исполкомах, они неконтролируемы. Соответственно, возникает вопрос: не проще ли и не дешевле ли для города отдавать их функции на аутсорсинг, чем содержать всю эту структуру? Ведь это вопрос эффективности расходования муниципального бюджета».

По словам директора челнинского центра информационных технологий Михаила Бобошко, координаторы обнаружили любопытный феномен: при выполнении одинаковых задач на своих территориях каждый районный исполком имеет свою организационную схему, свою иерархию и методы работы.

0019

«Есть оптимальные методы работы, а есть другие, — говорит Федоров. — Некоторые свои методы показать стесняются, потому что люди придумывают много ненужной работы. Придя на должность зама, я попросил полностью должностные инструкции по всем сотрудникам. 100 процентов должностных инструкций не соответствуют фактическому функционалу сотрудников. Когда эти инструкции писались, тех функций, которыми сегодня занимаются в исполкоме, и в помине не было, а актуальных методик нет».

Кроме прочего система показала, что в поставленные сроки реально выполняется 63% задач, 13% — позже дедлайна, а для 24% задач сроки ставятся большие, чем необходимо. Также выяснилось, что чиновники не умеют четко формулировать свои поручения, в основном прибегая к односложным указаниям: «исполнить», «разобраться»... На телепатические способности подчиненных рассчитано 16% поручений, 7% ставятся достаточно четко, 77% задач невозможно выполнить без дополнительных пояснений.

0020

«ЗА ТАКИМИ СИСТЕМАМИ БУДУЩЕЕ»

Айрат Насыбуллин — руководитель административно-технической инспекции Набережных Челнов:

— Программа очень интересная. Прежде всего тем, что она позволяет организовать работу руководителя и исполнителя. Ведется полный учет: чем вы занимались весь период служебной деятельности. Единственное — задания в электронном правительстве приходится дублировать в IQ300. То есть надо синхронизировать программу с другими системами и всеми устройствами. Чтобы я в планшете или iPhone что-то записал или пометил, и запись сразу в IQ300 уходила. Но вроде обещают, что следующий шаг будет именно такой. А то я в электронном правительстве пишу задание, в блогах, Twitter, в Facebook, в iPhone, iPad — где удобнее. И когда прихожу с совещания, например, надо еще переписывать в IQ300.

Изменилась ли скорость исполнения задач, я еще не анализировал. Но учет задач полностью присутствует, системность есть — порядок и прозрачность появились. Программу нельзя назвать сложной для освоения, по крайней мере, на начальном этапе. Другое дело, что программа эта бездонная, ее еще изучать и изучать.

Тимур Каримов — куратор проектов бизнес-инкубатора IT-парка:

— Электронных внутренних систем для документооборота или управления процессами немало на рынке. Есть универсальные, такие как IQ300, «Битрикс24», Basecamp и другие, а есть более специализированные, например, для организаций, занимающихся разработкой программного обеспечения или работающих в сфере дизайна. Выбор широкий. При желании любая организация, будь она коммерческой или государственной, могла бы найти что-то подходящее для себя. Программы, в принципе, делают одно и то же, но каждая позиционирует себя по-разному.

К сожалению, на данный момент не могу сказать, что эти системы имеют широкое применение не только в Челнах и Татарстане, но и в России. Но если такие программы внедрить и они будут нормально работать, это даст колоссальное преимущество. С их помощью, например, две независимые компании могут работать совместно над одним проектом, могут взаимодействовать частное лицо и госорганизация. Задачи формализованы, они ставятся на определенный срок, все прозрачно. Эффективность на первом этапе повышается на 15 - 20 процентов — только за счет непрерывного контроля процессов руководителем. Но в реальности цифра может быть гораздо больше, ведь руководитель получает возможность тщательно следить за каждым конкретным сотрудником. Следовательно, он получает возможность оптимизировать персонал, перенаправляя задачи с одного сотрудника на другого. Это эффективность работы компании, конкурентное преимущество. Я считаю, за такими системами будущее.

0021

Марат Нуруллин — директор ООО «АвтоМастер»:

— Мы используем на производстве ту же программу IQ300, но пока недолго. Однако для себя я уже определился — мне это дает системность в контроле, в организации труда, устраняет бумажный документооборот и позволяет объективно видеть занятость и качество работы каждого сотрудника. И конечно, это множество косвенных показателей, таких как инициативность сотрудников и так далее. Словом, появилась объективность в оценке работы. Мы же люди такие — рассказать можем, как много делаем, а по факту...

Безусловно, сопротивление со стороны персонала мощное. «Мы так привыкли, а так никогда не было» — это нормально. IQ300 — не первый программный продукт, который мы внедряем, в 2006 году я был одним из первых, кто купил «1С8: УПП», было ровно то же самое — мы прошли через стену негатива. Надо просто ломать эту стену, и со временем программа становится необходимостью. Больше всего здесь играет роль нежелание людей делать свой рабочий процесс прозрачным.

У меня сейчас кадровики занимаются анализом, но мы уже видим, что некоторые сотрудники у нас не получают поручений. И мы понимаем, что эти сотрудники-то и не нужны, раз им никто ничего не поручает! Поэтому если в исполкоме выявлено 36 процентов времени, используемого не по назначению, в этом ничего удивительного для меня нет. Уверен, это предельно объективная оценка. И то, что половина чиновников не получает поручений, — это абсолютно адекватный анализ, нечего на зеркало пенять. Если у меня работник не получает поручений, значит, мы держим его в силу неких традиций. А если считать, что кто-то работает, но не умеет программой пользоваться, несмотря на указание мэра, то это тоже оценка работника. Не скажу за исполком, но нам в «АвтоМастере» нужны люди, которые умеют пользоваться рабочими инструментами. Если же человек тень в программе не отбрасывает, значит, этот персонаж — призрак, его нет.

Влас Мысько, Сергей Кудрявцев

Источник: http://www.business-gazeta.ru/article/115044/