25
мая
2016
ЧТО ВАЖНО ЗНАТЬ О ПРОЕКТЕ

Очень может быть, что, начиная работу над проектом, вы будете набирать людей, которые до этого момента не только не работали над похожими задачами, но и вообще никогда не принимали участия в работе над проектом. 

Вопрос обсуждения всех нюансов в начале пути — одна из основных задач. Причем, касается это не только непосредственных исполнителей, но и людей, финансирующих и контролирующих проект и ход его развития.

Все эти организационные моменты предполагают большое количество встреч и переговоров:
- спонсору проекта важно быть на совещаниях координационной группы, но при этом вовсе не обязательно принимать участие в каждом совещании проектной группы;
- бухгалтера важно привлечь на этапе обсуждения и согласования бюджета, а также вопросов, связанных непосредственно с финансовой стороной проекта;
- руководитель проекта должен присутствовать на совещаниях, где обсуждаются вопросы управления (то есть стратегические и тактические задачи);
- сотрудники команды собираются на еженедельных борд-митингах для корректировки хода выполнения работ, разбора текущей ситуации и планирования оптимального хода действий.

На долю руководителя проекта выпадает непростая работа — точное планирование всех видов встреч и действий. Помимо этого, придется взять на себя функцию координации этих процессов. Люди должны четко понимать, когда и где они должны принимать участие и за что несут персональную ответственность для того, чтобы иметь возможность давать внятные комментарии.
Очень важно проводить такие встречи и переговоры лично, не доверяя это скайпу, телефонам и почте. К общему мнению и согласию по многим вопросам можно прийти намного быстрее в случае «живого» обсуждения.

С учетом того, что в обсуждениях будут принимать участие и руководители первого уровня, будьте готовы предоставлять им свежую сводку и актуальные отчеты о ходе выполнения работ. Они должны не просто видеть цифры, но и аналитические выкладки относительно того, что в настоящий момент происходит в работе. Для того, чтобы иметь возможность работать с отклонениями, необходимо их видеть, либо получать подтвержденную фактами информацию о том, что все идет строго пографику.
Все заинтересованные стороны должны понимать, что Вы не будете выполнять всю работу самостоятельно, вы будете делегировать и по мере необходимости обращаться за советом и комментариями (возможно) ко всем, кто работает в проекте. Абсолютно всего вы знать не можете и вам обязательно пригодятся те знания, которыми располагают узкие специалисты, особенно когда требуется решение, которое выходит за пределы вашей персональной сферы контроля.

Кроме планирования и контроля главной частью является, собственно, сама работа над проектом. Важно, чтобы все понимали ответственность, которая лежит на каждом из участников и четко выполняли свои функции, даже если речь идет о руководителях и спонсорах проекта. Как только вы распределили задачи, как только все ответственные по ним согласились с их условиями и приняли на себя обязательства по выполнению, они вовлечены в процесс и теперь на них лежит ответственность за результат. Согласованный регламент должен содержать указания на то, кто, что и в какие сроки должен делать.

Важно только помнить, что авторы проекта и другие заинтересованные стороны не телепаты. Они будут делать только то, что они знают, что нужно делать. Поэтому, если вы ожидаете чего-то особенного, лучше все же это сначала обсудить.